5 conseils pour trouver le logiciel CRM le mieux adapté à votre activité

La gestion de la relation client est un des piliers qui permet à une entreprise de fidéliser sa clientèle et trouver de nouveaux clients, et pour y parvenir un logiciel CRM fait partie des outils clés.

Pour vous aider à faire les bons choix et à trouver le logiciel CRM le mieux adapté à votre activité, je vous propose ces 5 conseils indispensables.

Faites le point sur vos besoins CRM

Avant même de choisir la solution de CRM la mieux adaptée à la gestion de votre activité au quotidien, vous devez définir au préalable vos besoins ainsi que votre stratégie à moyen et long terme. En effet, le CRM doit être là pour accompagner votre croissance, avec une vision à 2 ou 3 ans minimum (souvent un CRM est utilisé pendant 5 à 7 ans).

Ainsi, si votre objectif est de recruter de nouveaux commerciaux, d’avoir une équipe de prospection, de vous développer sur le web, de gérer votre service client… votre CRM doit pouvoir vous accompagner pour atteindre ces ambitions. Pour autant, il ne faut pas non plus négliger le court terme: il est essentiel d’établir les différents processus et les interactions que vous avez actuellement avec vos prospects et clients.

5 conseils pour trouver le logiciel CRM le mieux adapté à votre activité

La première étape consiste à faire le point sur les fonctions CRM nécessaires selon les différents aléas auxquels votre entreprise fait face :

  • Votre cycle des ventes
  • Le contenu d’une fiche prospect et client
  • Le contenu d’une opportunité commerciale, d’un devis…
  • Le reporting que vous attendez des commerciaux

Vous pouvez aussi effectuer une petite enquête auprès de vos collaborateurs sur les problèmes actuels, ce qui pourrait les aider. Suite à cela vous aurez une liste de fonctions prioritaires, secondaires, nice to have et peu importantes.

Surtout ne négligez pas les collaborateurs proches des clients : leur expérience dans la relation client vous aidera dans le choix de votre CRM. Cela contribuera à une meilleure assimilation de vos besoins et à une meilleure compréhension de l’impact du CRM sur le parcours client et les conséquences que cela peut porter sur vos ventes.

Demandez une démonstration personnalisée du logiciel CRM

Pour choisir un bon logiciel CRM, vous devez vérifier que l’outil est adapté à votre activité et qu’il vous fera gagner du temps. Or, le meilleur moyen est de passer par un test de l’outil.

Vous pouvez recourir à des solutions en ligne pour avoir une démonstration personnalisée du système via un essai gratuit et ensuite vous allez vous lancer dans une période d’essai gratuite. Par exemple, vous pouvez retrouver dans cet article un comparatif des logiciels CRM pour les PME en Français (vous verrez les logiciels CRM pour PME (No CRM), les solutions pour les grandes entreprises comme Salesforce et Microsoft CRM)

Des vidéos de démonstration sont aussi souvent disponibles sur les différentes plateformes en ligne de vente de logiciels CRM ce qui vous permet d’avoir une vision globale de l’ergonomie, de la philosophie…

Outre ces démonstrations qui ne sont parfois pas évidentes pour bien appréhender un produit, vous pouvez assister à une démonstration à distance (groupée ou individuelle) avec des conseils concis où vous pourrez parler des besoins de votre entreprise.

Souvent cela permet de lever les doutes sur l’utilisation du logiciel CRM que vous pensez acquérir. Les versions de logiciel proposées avec essai gratuit ont l’avantage de vous laisser le temps de découvrir le logiciel CRM, de détecter toutes ses fonctionnalités et éventuellement ses failles, s’il en a.

A noter : Les différentes options d’utilisation sont des points sur lesquels il faut se pencher. Parfois pour des options indispensables vous devez passer à une version premium ou payer un petit supplément.

Dans tous les cas, il reste intéressant d’effectuer des comparaisons entre différents fournisseurs. Sélectionnez au moins deux prestataires avec une grille comparative afin d’opter pour les meilleures offres CRM pour votre société de manière objective.

Analysez l’ergonomie et les options de personnalisation du logiciel CRM à votre activité

Attention, parfois si on regarde tous les CRM, on dirait qu’ils font tous la même chose, or ce n’est pas le cas, la profondeur fonctionnelle et la prise en main peuvent varier énormément ! C’est pourquoi vous devez détecter ces points afin de définir si le logiciel est adapté à votre entreprise, si les fonctions sont sur dimensionnées.

Pour y arriver, il n’y a rien de mieux que de tester l’application au travers d’une journée type (le travail d’un commercial, d’une personne du marketing…), puis les actions à la semaine et au mois (ex: organisation d’un salon, le reporting). Il s’agit principalement de comparer les propositions commerciales et plaquettes fournies par les vendeurs de CRM.

Vous devez vous concentrer sur le budget mensuel, mais aussi les services associés comme les frais d’implantation, les sommes à prévoir  pour la personnalisation indispensable à la mise en œuvre du logiciel en fonction de vos besoins.

Vérifiez également le délai pour la mise en œuvre de la solution ainsi que les sommes annuelles pour le support et la maintenance.

L’achat de logiciel ne doit être fait que lorsque vous serez pleinement convaincu de son efficacité pour l’accomplissement de vos tâches et notamment de sa capacité à vous permettre d’ atteindre vos objectifs commerciaux.

Encore une fois, ne négligez pas  l’ergonomie du logiciel CRM, notamment la praticité de son interface et l’expérience utilisateur qu’il propose pour les utilisateurs au quotidien. C’est facile de trouver un logiciel simple au travers d’une démonstration par un expert, mais vos commerciaux, agents du service client… vont eux vraiment l’utiliser au quotidien ! Il faut donc les laisser tester, les faire manipuler…

Ce sont eux qui pourront répondre aux questions clés : Est-ce tout simplement pratique pour leur activité (boutons bien visibles et distincts, intuitivité du logiciel, logique dans son utilisation, flux d’actions etc…).  Quelques heures d’utilisation permettent souvent d’identifier les points forts et faibles dans les systèmes CRM, la convivialité et la facilité d’utilisation de l’outil.

Pour le choix du logiciel CRM, fiez-vous aux exigences de vos collaborateurs appelés à user de l’outil sur le long terme. Ainsi, ce sont ces critères qui doivent figurer parmi les priorités dans la recherche de votre outil CRM.

Ne cherchez pas le logiciel CRM Parfait

Même s’il est essentiel de tester et de poser des critères de sélection pour le logiciel CRM, vous ne devez pas être trop exigeant. Un barème de 75% pour sa praticité peut suffire du moment qu’il puisse répondre à vos objectifs commerciaux. Plus vous voulez de la personnalisation, du sur mesure plus cela vous coûtera cher.

Il convient de toujours de mettre en balance les fonctionnalités “standard”, et le coût de la personnalisation du logiciel à vos besoins exacts (ex: connexion avec votre ERP, réalisation des devis dans le CRM).

Et n’oubliez pas de voir les effets positifs qu’aura le CRM la réduction du temps perdu, des coûts, l’amélioration de la qualité du service client.

Si vous avez un doute, c’est qu’il n’y a pas de doute

Avec un logiciel CRM, souvent le diable se cache dans les détails. En effet, parfois il est évident pour vous qu’une fonctionnalité doit être standard dans l’outil, mais pour l’éditeur du logiciel cela sera peut être une option, voire être une fonctionnalité absente. Donc faites vous confirmer que la fonction existe, qu’il est possible de prendre en compte telle situation sur vos besoins essentiels.

Et si vous avez un doute, c’est que généralement il n’y a pas de doute… et si votre éditeur de logiciel CRM ne répond pas clairement, demandez-lui un email de confirmation pour qu’il s’engage. En effet, si le CRM devient un carcan, vous allez au final perdre plus de temps en rigidifiant vos processus, au lieu d’améliorer votre productivité.