Que faire si votre base de données CRM contient des erreurs ?

Publié le 8 août 2019, modifié le 2 mars 2024 par Jules Michel
    • Relire et corriger les fautes d'orthographe ou de frappe sur la base de données
    • Éliminer les doublons en utilisant les outils appropriés
    • Vérifier que les données sont bien formées et structurées pour une exploitation efficace

Dans une stratégie data, une base de données de qualité est indispensable pour que vos actions de prospection et de marketing vous permettent d’atteindre vos objectifs. Il est donc nécessaire d’en éliminer toutes les erreurs pour que vous puissiez vous appuyer sur des informations fiables. Voici les bonnes pratiques en la matière !

Les fautes d’orthographe ou de frappe sur les bases de données

Dans une base de données, ce sont les erreurs les plus communes et qui peuvent remettre en cause toute votre stratégie data telle qu’elle est présentée sur amabis.com.

Pour corriger ces erreurs, il n’y a d’autres solutions que de relire toutes les informations qui sont entrées au fur et à mesure. Si vous avez des doutes pour certaines, vous pouvez faire des recherches sur internet notamment pour l’orthographe des adresses ou reprendre les documents qui vous ont servi de base de travail.

De même, faites attention aux espaces inappropriées, elles peuvent créer des problèmes surtout dans les adresses e-mails et ainsi empêcher vos mailings d’arriver jusqu’à leur destinataire. Vérifiez donc qu’elles sont toutes bien orthographiées et qu’il n’y a pas d’espaces. Pour les identifier facilement, il vous suffit d’utiliser la fonction « rechercher » afin de les voir puis « remplacer » afin de toutes les corriger d’un coup.

Afin d’éviter ce genre d’exercice fastidieux à l’avenir, mettez-vous dans un environnement calme qui n’est pas propice aux distractions lorsque vous remplissez ou corrigez les renseignements collectés et restez bien concentré. Et, n’hésitez pas à faire épeler votre interlocuteur notamment pour son nom et son prénom car vous n’êtes pas à l’abri d’une variante d’orthographe.

Que faire si votre base de données CRM contient des erreurs ?

Éliminer les doublons

Une base de données est généralement utilisée par plusieurs collaborateurs et chacun a tendance à saisir ses contacts et les renseignements qui y sont liés sans vérifier au préalable qu’ils ne sont pas déjà présents. Le risque de doublons est donc grand et ce type d’erreur peut remettre en cause l’efficacité d’une stratégie data. D’ailleurs, le blog Mon dandy vous donne toutes les astuces nécessaires pour réussir vos campagnes marketing et atteindre vos objectifs.

Afin d’y remédier, sachez qu’il est aisément possible de dédoublonner vos informations si vous les avez enregistrées sous Excel entre autres. Il vous suffit d’aller dans « données » puis « outils de données » et de cliquer sur « supprimer les doublons ». La méthode ne prend que quelques secondes et permet de nettoyer votre base de données de toutes celles en doubles qui sont donc inutiles et rendent la lecture d’informations plus difficile.

Pour les éviter, il faut définir un process clair concernant la saisie des données qui fixe qui indique quoi et s’arrête où. Insistez sur la communication entre les différents utilisateurs pour qu’il n’y en ait plus.

Les données mal formées ou mal structurées

C’est une autre des erreurs communes que l’on retrouve ce qui rend le fichier difficile à exploiter. Les difficultés les plus répandues concernant la segmentation de la base de données et la réalisation des publipostages indispensables dans toute stratégie data. Si vous avez besoin de conseils pour réussir votre publipostage, consultez ce site.

De même, il est essentiel de bien préciser les informations attendues dans chaque colonne car par exemple s’il est juste indiqué « montant » pour certains utilisateurs cela peut correspondre au montant prévisionnel des affaires en cours alors que pour d’autres, c’est le montant que le fournisseur a facturé. Ce type d’erreur rend votre base totalement inexploitable. Il faut donc veiller à ce que les informations soient claires pour tous afin d’éviter ce type de dysfonctionnement.

FAQ

Qu'est-ce qu'un CRM et à quoi ça sert ?

Un CRM, ou Customer Relationship Management, est un outil permettant de gérer la relation client au sein d'une entreprise. Il sert à centraliser les données des clients et prospects, à suivre leurs interactions avec l'entreprise et à optimiser la communication avec eux.

Grâce au CRM, les entreprises peuvent personnaliser leur approche commerciale et améliorer leur service client.

Comment mettre en place un CRM ?

Pour mettre en place un CRM, il est essentiel de définir ses objectifs et besoins spécifiques. Ensuite, il faut choisir le logiciel adapté à son activité et former son équipe à son utilisation. Enfin, il est primordial d'alimenter régulièrement la base de données clients pour garantir des informations pertinentes et à jour.

Comment corriger les erreurs dans un CRM ?

Pour corriger les erreurs dans un CRM, il est tout d'abord important de les repérer en effectuant des audits réguliers des données. Ensuite, il faut analyser l'origine de ces erreurs pour éviter qu'elles se reproduisent à l'avenir. Il est également essentiel d'informer et former le personnel sur la bonne utilisation du CRM pour minimiser les risques d'erreurs.

Enfin, mettre en place des processus de vérification et de validation des données permettra de garantir la fiabilité et l'efficacité du système.

Jules Michel
Journaliste sur CRM et Gestion de la Relation Client