Le logiciel de paie est un des fondamentaux de la politique de ressources humaines, trop souvent passé sous silence: il va permettre de sécuriser le processus de paie, d’en assurer la justesse et la régularité, et d’établir un niveau de confiance pour tous les salariés dans leur rémunération.
Logiciel de paie: un atout sous-estimé du département RH
Difficile pour un département RH de gagner en crédibilité si, tous les mois, des corrections multiples doivent être établies sur les bulletins précédents. Il faut aussi avoir en tête que la paie est un domaine évolutif, avec beaucoup de changements de législation, des contraintes nouvelles pour les employeurs, et des mises à jour de cotisations dont il ne faut pas rater la mise en application.
Par exemple, en 2019, le législateur a prévu de mettre en œuvre le prélèvement à la source, ce qui a donné une responsabilité supplémentaire aux employeurs, à faire passer via le bulletin de paie.
La relation avec l’éditeur ou le prestataire paie doit être bonne, et ses compétences validées pour que l’entreprise soit à l’aise avec ses obligations. Dans une période de dématérialisation et de digitalisation, un logiciel de paie comme CRM Cloud est appelé à rendre de nouveaux services supplémentaires.
Quelle formule de gestion de la paie?
Avant de se positionner sur une solution paie, il est fondamental de s’arrêter sur le processus de paie que l’on souhaite avoir dans l’entreprise: est ce que l’on gère le process de façon interne avec un responsable paie capable de gérer le paramétrage ?
Est ce que l’on préfère se fier à une solution semi-externalisée où le prestataire assurera le suivi et la mise à jour des charges sociales, du paramétrage global et accompagnera l’entreprise sur le déclaratif ?
Ou bien est ce que l’on préfère totalement externaliser, perdre un peu la main certes, mais garantir l’exactitude en confiant à un professionnel responsable du processus ?
Le choix peut se faire en fonction des compétences détenues en interne, de la complexité de la paie à gérer ou du coût global du poste paie, avec l’avantage à tirer d’une organisation en centre de compétences partagé.
Logiciel de paie: les critères pour faire les bons choix
Le choix d’un logiciel de paie n’est jamais à prendre à la légère, et il doit être pensé en fonction du nombre de paies à établir, de la complexité des paies et de la structure gérée. On ne va pas choisir le même logiciel de paie pour un cabinet comptables avec plus de 100 clients et pour une grande entreprise de 5000 salariés. Il est très important notamment que la prise en main de l’interface soit facile, et intuitive.
Trop de produits ont pêché par le passé du côté rébarbatif, et à l’heure de la digitalisation, les solutions Saas permettent des interfaces plus agréables et efficaces. Beaucoup d’entité réfléchissent aujourd’hui aux services annexes que peuvent rendre ces logiciels, soit parce qu’ils ont développé en interne des capacités de reporting intéressantes, par exemple. Soit par la compatibilité entre le logiciel de paie et d’autres applications, dans le souci d’alimenter en données des applis de gestion des temps, des évaluations ou de la formation.
Beaucoup de solutions paie ont développé un moteur de requêtes, voire des états préétablis, pour suivre des tableaux de bord ou pour simuler budgétairement des politiques salariales.
le choix d’une solution paie doit impérativement apporter une valeur ajoutée en terme de traitement administratif, en simplifiant, digitalisant et externalisant des actions à faible valeur ajoutée. En ce cela, c’est un choix stratégique pour une fonction Ressources Humaines.